SISTEM PENGORGANISASIAN PERSONIL SEKOLAH

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Secara teoritis pengertian administrasi adalah melayani secara insentif, sedangkan secara etimologis administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari Ad yang berarti intensif, dan Ministrare yang berarti melayani, membantu, atau mengarahkan. Jadi secara etimologis administrasi adalah melayani secara sungguh-sungguh.

Menurut Tead dalam Sagala (2008: 24) administrasi adalah usaha yang luas mencakup segala bidang untuk memimpin, mengusahakan, mengatur kegiatan kerja sama manusia yang ditujukan pada tujuan-tujuan dan maksud-maksud tertentu.  Sementara itu Siagian dalam Sagala (2008: 26) mengatakkan bahwa  administrasi  adalah keselurahan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Jadi administrasi adalah sebuah rangkaian kegiatan dalam sebuah kelompok yang dijalankan secara sistematis untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan.

Dalam konsepnya, adaministrasi adalah segenap proses penyelenggraaan yang berkaitan dengan sistem, asas, prosedur dan teknik kerjasama dengan setepat-tepatnya. Jika diimplementasikan pada kegiatan pendidikan, administrasi menjadi suatu proses sistem perilaku yang mengandung arti bahwa dalam penyelenggaraan pendidikan terjadilah suatu  proses interaksi manusia dalam sistem yang terarah dan terkoordinir dalam usaha mencapai pendidikan. Karena itu, administtrasi pendidikan merupakan serangkaian kegiatan atau proses yang berurutan dan beraturan mengguanakan prinsip-prinsip administrasi.

Menurut Daryanto (2008: 29) administrasi pendidikan secara garis besar dapat digolongkan menjadi lima komponen, antara lain administrasi personel sekolah, administrasi kurikulum, administrasi sarana dan prasarana pendidikan, admnistrasi siswa, dan kerja sama sekolah dan masarakat.  Akan tetapi makalah ini secara spesifik membahas tentang komponen administrasi personel sekolah.

Administrasi personel sekolah adalah segenap proses penataan personel di sekolah. Dalam hal ini, manusia merupakan unsur penting karena kelancaran jalannya pelaksanaan program sekolah sangat ditentukan oleh manusia-manusia yang menjalankanya.

Untuk itu dalam makalah ini akan dibahas secara mendalam mengenai sistem pengorganisasian  personel sekolah. Karena bagaimanapun lengkap dan modernya fasilitas di sekolah, akan tetapi apabila manusia-manusia yang bertugas menjalankan program sekolah itu kurang berpartisipasi, maka akan sulitlah untuk mencapai tujuan pendidikan yang ditentukan.

1.2  Rumusan Masalah

1.      Bagaimana pembagian tugas administrasi personel sekolah ?

2.      Bagaimana manajemen administrasi personel sekolah menengah ?

3.      Apa fungsi administrasi personel sekolah ?

1.3  Tujuan

1.      Menguraikan pembagian tugas administrasi personel sekolah.

2.      Menguraikan manajemen administrasi personel sekolah menengah.

3.      Memaparkan fungsi administrasi personel sekolah.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Pengertian Sistem

Sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat objek dengan hubungan-hubungan antara objek dan hubungan antar atributnya. Dengan kata lain, sistem adalah suatu kesatuan utuh yang terjalin dari :

1. Sejumlah bagian,

2. Hubungan bagian-bagian, dan

3. Atribut dari bagian-bagian itu maupun dari hubungan itu.

Sistem merupakan istilah dari bahasa Yunani, yaitu dari kata “system” yang artinya adalah himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama. Sedang menurut beberapa ahli pengertian sistem adalah sebagai berikut :

Menurut Ludwig Von Bartalanfy  “Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.” Menurut Anatol Raporot : “Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.”

2.2 Pengertian Organisasi Sekolah

Organisasi secara umum dapat diartikan memberi struktur atau susunan yakni dalam penyusunan penempatan orang-orang dalam suatu kelompok kerja sama, dengan maksud menempatkan hubungan antara orang-orang dalam kewajiban-kewajiban, hak-hak dan tanggung jawab masing-masing. Dalam suatu susunan atau struktur organisasi dapat dilihat bidang, tugas dan fungsi masing-masing kesatuan serta hubungan vertikal horizontal antara kesatuan-kestuan tersebut.

Untuk menjamin lancarnya roda organisasi diperlukan rambu-rambu yang dapat menuntun pekerja dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga tugas-tugas yang diberikan dapat terlaksana dengan baik. Sebagai contoh adanya rambu-rambu lalu lintas di jalan yang memberikan kepada kita tentang petunjuk jalan arah mana yang kita tuju, dimana kita dapat memarkirkan kendaraan, bilamana kita boleh melewati jalan pada waktu tertentu, dan sebagainya bertujuan hanya satu memberikan keamanan dan kenyamanan berlalu lintas.

Demikian halnya dengan sekolah, sebagai lembaga pendidikan sudah tentu dituntut profesionalisme yang tinggi atas seluruh kinerja perangkat sekolah yang ada. Rambu-rambu yang diberikan sebagai petunjuk pelaksanaan tugas ini dikenal dengan istilah TUPOKSI, Tugas Pokok dan Fungsi. Adanya tupoksi ini memudahkan seluruh perangkat sekolah untuk memainkan perannya masing-masing sesuai tanggung jawabnya masing-masing sehingga tidak terjadi overtaking atas bidang pekerjaan yang bukan masuk dalam wilayah pekerjaannya. Dengan cara demikian fungsi controlling juga akan lebih mudah karena menjadikan tupoksi tersebut sebagai barometer penilaian kinerja yang bersangkutan

2.3   Pembagian Tugas Administrasi Personel Sekolah

Personel pendidikan adalah golongan petugas yang membidangi kegiatan edukatif dan yang membidangi kegiatan nonedukatif (ketatausahaan). Dalam hal ini, personel pendidikan meliputi guru, pegawai, dan siswa. Personel bidang edukatif ialah mereka yang bertanggung jawab dalam kegiatan belajar-mengajar, yaitu guru dan konselor (BK). Sedangkan yang termasuk di dalam kelompok personel bidang nonedukatif adalah petugas tata usaha dan penjaga atau pesuruh sekolah. Semua personel atau pegawai tersebut mempunyai peranan penting dalam kelancaran jalanya pendidikan dan pengajaran disekolah.

Dalam tiap kelompok personel diperlukan pembagian tugas dan tanggung jawab serta hubungan kerja yang jelas. Seorang pemimpin sekolah/kepala sekolah dapat dibantu oleh seorang atau beberapa orang wakil kepala yang mengkoordinasikan urusan kurikulum/kegiatan belajar mengajar, urusan kesiswaan, urusan sarana-prasarana pendidikan, urusan hubungan sekolah-masarakat, dan sebagainya. Kelompok personel nonedukatif dipimpin kepala tata usaha, yang mempunyai tugas dan tanggung jawab serta hubungan kerja tersendiri pula. Tugas ini disesuaikan dengan luas lingkup pekerjaan dan keadaan personelnya.

Pembahasan administrasi personel ini dibatasi dan difokuskan kepada pembahasan guru sekolah menengah sebagai pegawai negeri. Yang dimaksud dengan pegawai negeri adalah mereka yang telah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang, dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan suatu perundang-undangan yang berlaku.

Berikut ini adalah beberapa tugas pokok yang harus dlaksanakan oleh massing-masing personil atau perangkat sekolah, antara lain :

1. Tugas pokok dan fungsi kepala sekolah :

a. Kepala Sekolah Selaku pimpinan, mempunyai tugas :

1.    Menyusun perencanaan

2.    Mengorganisir kegiatan

3.    Mengarahkan kegiatan

4.    Mengkoordinir kegiatan

5.    Melaksanakan pengawasan

6.    Melakukan evaluasi setiap kegiatan

7.    Menentukan kebijaksanaan

8.    Mengadakan rapat

9.    Mengambil keputusan

10.    Mengatur proses belajar mengajar

11.    Mengatur administrasi kantor, siswa, perlengkapan dan keuangan

12.     Mengatur organisasi siswa intra sekolah ( OSIS )

13.     Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat

b. Kepala Sekolah selaku administrator, mempunyai tugas :

1.      Perencanaan

2.      Pengorganisasian

3.      Pengarahan

4.      Pengkoordinasian

5.      Pengawasan

6.      Kurikulum

7.      Kesiswaan

8.      Perkantoran

9.      Kepegawaian

10.  Perlengkapan

11.  Keuangan

12.  Perpustakaan

c. Kepala Sekolah sebagai Suvervisor, mempunyai tugas supervisi terhadap :

1.      Kegiatan belajar mengajar

2.      Kegiatan bimbingan dan penyuluhan

3.      Kegiatan ko-kurikuler dan ekstra kurikuler

4.      Kegiatan ketatausahaan

5.      Kegiatan kerjasama dengan masyarakat dan dunia usaha

2. Wakil kepala sekolah

Wakil Kepala Sekolah membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sbb:

1. Penyusunan rencana, pembuatan program kegiatan dan program pelaksanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Ketenagakerjaan
5. Pengkoordinasian
6. Pengawasan
7. Penilaian
8. Identifikasi dan pengumpulan data
9. Pengembangan keunggulan
10. Penyusunan laporan

3. Urusan Kurikulum

1. Menyusun dan menjabarkan Kalender Pendidikan
2. Menyusun Pembagian Tugas Guru dan Jadwal Pelajaran
3. Mengatur Penyusunan PRogram Pengajaran (Program Semester, Program Satuan Pelajaran, dan Persiapan Mengajar, Penjabaran dan Penyesuaian Kurikulum)
4. Mengatur pelaksanaan program penilaian Kriteria Kenaikan Kelas, Kriteria Kelulusan dan Laporan Kemajuan Belajar Siswa serta pembagian Raport dan STTB
5. Mengatur pelaksanaan program perbaikan dan pengayaan
6. Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar
7. Mengatur Pengembangan MGMP dan Koordinator mata pelajaran
8. Mengatur Mutasi Siswa
9. Melaksanakan supervisi administrasi dan akademis
10. Menyusun Laporan

4. Urusan Kesiswaan

1. Mengatur pelaksanaan Bimbingan Konseling
2. Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 7K (Keamanan, Kebersihan, Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan, Kesehatan dan Kerindangan)
3. Mengatur dan membina program kegiatan OSIS meliputi: Kepramukaan, Palang Merah Remaja (PMR), Kelompok Ilmiah Remaja (KIR), Usaha Kesehatan Sekolah (UKS), Patroli Keamanan Sekolah (PKS) Paskibra
4. Mengatur pelaksanaan Kurikuler dan Ekstra Kurikuler
5. Menyusun dan mengatur pelaksanaan pemilihan siswa teladan sekolah
6. Menyelenggarakan Cerdas Cermat, Olah Raga Prestasi
7. Menyeleksi calon untuk diusulkan mendapat beasiswa

5.    Urusan Sarana dan Prasarana

1. Merencanakan kebutuhan sarana prasarana untuk menunjang proses belajar mengajar
2. Merencanakan program pengadaannya
3. Mengatur pemanfaatan Sarana Prasarana
4. Mengelola perawatan, perbaikan dan pengisian
5. Mengatur pembakuannya
6. Menyusun laporan

6.      Urusan Hubungan Dengan Masyarakat

1. Mengatur dan mengembangkan hubungan dengan komite dan peran komite
2. Menyelenggarakan bakti social, karyawisata
3. Menyelenggarakan pameran hasil pendidikan di sekolah (gebyar seni)
4. Menyusun laporan

7.    Guru Mata Pelajaran

1. Membuat Perangkat Pembelajaran
2. Melaksanakan kegiatan pembelajaran
3. Melaksanakan kegiatan Penilaian Proses Belajar, Ulangan Harian, Ulangan Umum, Ujian Akhir
4. Melaksanakan analisis hasil ulangan harian
5. Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan
6. Mengisi daftar nilai siswa
7. Melaksanakan kegiatan membimbing (pengimbasan pengetahuan) kepada guru lain dalam proses kegiatan belajar mengajar
8. Membuat alat pelajaran / alat peraga
9. Menumbuh kembangkan sikap menghargai karya seni
10. Mengikuti kegiatan pengembangan dan pemasyarakatan kurikulum
11. Melaksanakan tugas tertentu di sekolah
12. Mengadakan pengembangan program pengajaran yang menjadi tanggung jawabnya
13. Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar
14. Mengisi dan meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran
15. Mengatur keberhasilan ruang kelas dan pratikum
16. Mengumpulkan dan menghitung angka kredit untuk kenaikan perangkatnya

8.    Wali Kelas

1. Pengelolaan kelas
2. Penyelenggaraan administrasi kelas meliputi : Denah tempat duduk siswa, Papan absensi siswa, Daftar pelajaran kelas, Daftar piket kelas,Buku absensi siswa, Buku kegiatan pembelajaran/buku kelas, Tata tertib siswa, pembuatan statistik bulanan siswa
3. Pengisian daftar kumpulan nilai (legger)
4. Pembuatan catatan khusus tentang siswa
5. Pencatatan mutasi siswa
6. Pengisian buku laporan penilaian hasil belajar
7. Pembagian buku laporan hasil belajar

9.      Guru Bimbingan Konseling

1. Penyusunan program dan pelaksanaan bimbingan dan konseling
2. Koordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah-masalah yang dihadapi oleh siswa tentang kesulitan belajar
3. Memberikan layanan dan bimbingan kepada siswa agar lebih berprestasi dalam Kegiatan belajar
4. Memberikan saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan dan lapangan pekerjaan yang sesuai
5. Mengadakan penilaian pelaksanaan Bimbingan dan Penyuluhan
6. Menyusun Satatistik hasil penilaian B.K
7. Melaksanakan kegiatan analisis hasil evaluasi belajar
8. Menyusun dan melaksanakan program tindak lanjut Bimbingan dan Konseling
9. Menyusun laporan pelaksanaan Bimbingan dan Konseling

10.    Pustakawan Sekolah

1. Perencanaan pengadaan buku/bahan pustaka/media elektronik
2. Pengurusan pelayanan perpustakaan
3. Perencanaan pengembangan perpustakaan
4. Pemeliharaan dan perbaikan buku-buku / bahan pustaka / media elektronika
5. Inventarisasi dan pengadministrasian buku-buku / bahan pustaka / media elektronika
6. Melakukan layanan bagi siswa, guru dan tenaga kependidikan lainnya, serta masyarakat
7. Penyimpanan buku perpustakaan / media elektronika
8. Menyusun Tata tertib perpustakaan
9. Menyusun Laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan secara berkala

11.     Pengelolaan Laboratorium

1. Perencanaan pengadaan alat dan bahan laboratorium
2. Menyusun jadwal dan tata tertib penggunaan laboratorium
3. Mengatur penyimpanan dan daftar alat-alat laboratorium
4. Memelihara dan perbaikan alat-alat laboratorium
5. Inventarisasi dan pengadministrasian peminjam alat-alat laboratorium
6. Menyusun laporan pelaksanaan kagiatan laboratorium

12.   Kepala Tata Usaha

1. Penyusunan program kerja tata usaha sekolah
2. Pengelolaan keuangan sekolah
3. Pengurus administrasi ketenagaan dan siswa
4. Pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah
5. Penyusunan administrasi perlengkapan
6. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
7. Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7K
8. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketata usahaan secara berkala.

13.  Tugas Pokok dan Fungsi Pesuruh Sekolah

1.      Melaksanakan tugas kebersihan

2.      Menyediakan makan/minum untuk Kepala Sekolah dan Tamu Sekolah

3.      Meminta dan menerima tugas dari kepala sekolah

4.      Membantu menyediakan kebutuhan barang-barang yang diperlukan Kepala Sekolah

5.      Melakukan tugas belanja makan/minum, foto copy, mengantar surat dan tugas sejenis lainnya

6.      Mengecek ketersedian air minum, teh, gula dan kopi setiap hari.

7.      Memelihara dan menjaga barang-barang milik sekolah

14.  Tugas Pokok dan Fungsi Penjaga Sekolah

1.    Melaksanakan tugas pengamanan sekolah

2.    Menonitor lingkungan sekolah sebanyak 3 (tiga) kali :

Ø   Setelah bel masuk dibunyikan, petugas berkeliling sekolah untuk memastikan bahwa seluruh siswa sudah masuk kelas

Ø  Setelah bel istirahat berakhir, petugas berkeliling sekolah untuk memastikan bahwa seluruh siswa sudah masuk kelas

Ø  Setelah bel pulang, petugas berkeliling sekolah untuk terakhir kali

3.    Untuk memastikan bahwa kondisi lingkunan sekolah aman

4.    Mengawasi dan menjaga keamanan lahan parkir sekolah

5.    Memelihara dan menjaga barang-barang milik sekolah

6.    Bekerjama dengan dinas terkait apabila ada masalah keamanan yang tidak dapat dilakukan secara internal atau sudah terjadi perbuatan melanggar hukum

2.4    Fungsi Administrasi Personel Pendidikan

Fungsi administrasi yang dapat diimplementasikan dalam kegiatan pendidikan yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengkoordinasian, pengarahan, dan pengawasan dalam konteks kegiatan lembaga pendidikan.

a.        Fungsi perencanaan

Perencanaan dapat diartikan sebagai proses penyusunan berbagai keputusan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang ditentukan (Gafar dalam Sagala, 2008:47). Perencanaan meliputi kegiatan menetapkan apa yang ingin dicapai, bagaimana mencapai, berapa lama, berapa orang yang diperlukan, dan berapa banyak biayanya.

b.       Fungsi pengorganisasian

Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan membagi tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam kerjasama pendidikan. Kegiatan pengorganisasian adalah untuk menentukan siapa yang akan melaksanakan tugas sesuai prinsip pengorganisasian, salah satunya adalah terbaginya semua tugas dalam berbagai unsur organisasi secara proporsional.

c.       Fungsi penggerakan

Menggerakkan menurut Terry dalam Sagala (2008: 52) berarti merangsang anggota-anggota kelompok melaksanakan tugas-tugas dengan antusias dan  kemauan yang baik. Tugas menggerakan dilakukan oleh pemimpin. Oleh karena itu, kepemimpinan kepala sekolah mempunyai peran yang sangat penting menggerakkan personel dalam melaksanakan program kerja sekolah.

d.  Fungsi pengkoordinasian

Pengkoordinasian mengandung makna menjaga agar tugas-tugas yang telah dibagi tidak dikerjakan menurut kehendak yang mengerjakan saja, tetapi menurut aturan sehingga sesuai dengan pencapaian tujuan.

e.    Fungsi pengarahan

Nawawi dalam Sagala (2008: 58) mengemukakan bahwa pengarahan adalah memelihara, menjaga dan memajukan organisasi melalui setiap personal, baik secara struktural maupun fungsional, agar setiap kegiatannya tidak terlepas dari usaha mencapai tujuan. Pengarahan dilakukan agar kegiatan yang dilakukan bersama tetap melalui jalur yang ditetapkan dan tidak terjadi penyimpangan yang dapat menimbulkan terjadinya pemborosan.

f.  Fungsi pengawasan

Pengawasan dapat diartikan sebagai salah satu kegiatan untuk mengetahui realisasi perilaku personal dalam organisasi pendidikan dan apakah tingkat pencapaian tujuan pendidikan sesuai dengan yang dikehendaki, kemudian dari hasil pengawasan tersebut apakah dilakukan perbaikan. Pengawasan meliputi pemeriksaan apakah semua berjalan sesuai rencana yang dibuat, instruksi yang dikeluarkan, dan prinsip-prinsip yang ditetapkan.

BAB III
PENUTUP

A.    Kesimpulan

1.    sistem adalah suatu kesatuan utuh yang terjalin dari :

a.       Sejumlah bagian,

b.      Hubungan bagian-bagian, dan

c.       Atribut dari bagian-bagian itu maupun dari hubungan itu.

2.     Administrasi personel sekolah adalah segenap proses penataan personel di sekolah. Dalam hal ini, manusia merupakan unsur penting karena kelancaran jalannya pelaksanaan program sekolah sangat ditentukan oleh manusia-manusia yang menjalankanya.

3.     personel pendidikan meliputi guru, pegawai, dan siswa. Personel bidang edukatif ialah mereka yang bertanggung jawab dalam kegiatan belajar-mengajar, yaitu guru dan konselor (BK). Sedangkan yang termasuk di dalam kelompok personel bidang nonedukatif adalah petugas tata usaha dan penjaga atau pesuruh sekolah. Semua personel atau pegawai tersebut mempunyai peranan penting dalam kelancaran jalanya pendidikan dan pengajaran disekolah.

4.     . Seorang pemimpin sekolah/kepala sekolah dapat dibantu oleh seorang atau beberapa orang wakil kepala yang mengkoordinasikan urusan kurikulum/kegiatan belajar mengajar, urusan kesiswaan, urusan sarana-prasarana pendidikan, urusan hubungan sekolah-masarakat, dan sebagainya. Kelompok personel nonedukatif dipimpin kepala tata usaha, yang mempunyai tugas dan tanggung jawab serta hubungan kerja tersendiri pula. Tugas ini disesuaikan dengan luas lingkup pekerjaan dan keadaan personelnya.

B.     Saran

Dalam mengatur sistem pengorganisasian personel sekolah dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan fungsi masing-masing juga dengan saling bekerja sama antar personel.

DAFTAR PUSTAKA

Bahan Ajar Mata Kuliah “Profesi Kependidikan”  yang di Susun Oleh :

La Ode Amaluddin, S.Pd., M.Pd

http.yippee Blog.com diakses pada tanggal 12 Desember 2013

Mulyasa. 2002. Manajemen Berbasis Sekolah. Bandung: Rosda.

Posted in: