BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Secara teoritik pengertian administrasi adalah
melayani secara insentif, sedangkan secara etimologis administrasi berasal dari
bahasa latin yang terdiri dari AD yang berarti intensif, dan MINISTRARE
yang berarti melayani, membantu, atau mengarahkan. Jadi secara etimologis
administrasi adalah melayani secara sungguh-sungguh.
Menurut Tead dalam Sagala (2008: 24)
administrasi adalah usaha yang luas mencakup segala bidang untuk memimpin,
mengusahakan, mengatur kegiatan kerja sama manusia yang ditujukan pada
tujuan-tujuan dan maksud-maksud tertentu.
Sementara itu Siagian dalam Sagala (2008: 26) mengatakkan bahwa administrasi
adalah keselurahan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih
yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya. Jadi administrasi adalah sebuah rangkaian kegiatan dalam
sebuah kelompok yang dijalankan secara sistematis untuk mencapai tujuan
tertentu yang telah ditetapkan.
Dalam konsepnya, adaministrasi
adalah segenap proses penyelenggraaan yang berkaitan dengan sistem, asas,
prosedur dan teknik kerjasama dengan setepat-tepatnya. Jika diimplementasikan
pada kegiatan pendidikan, administrasi menjadi suatu proses sistem perilaku
yang mengandung arti bahwa dalam penyelenggaraan pendidikan terjadilah
suatu proses interaksi manusia dalam
sistem yang terarah dan terkoordinir dalam usaha mencapai pendidikan. Karena
itu, administtrasi pendidikan merupakan serangkaian kegiatan atau proses yang
berurutan dan beraturan mengguanakan prinsip-prinsip administrasi.
Menurut Daryanto (2008: 29)
administrasi pendidikan secara garis besar dapat digolongkan menjadi lima
komponen, antara lain administrasi personel sekolah, administrasi kurikulum,
administrasi sarana dan prasarana pendidikan, admnistrasi siswa, dan kerja sama
sekolah dan masarakat. Akan tetapi
makalah ini secara spesifik membahas tentang komponen administrasi personel
sekolah.
Administrasi personel sekolah adalah
segenap proses penataan personel di sekolah. Dalam hal ini, manusia merupakan
unsur penting karena kelancaran jalannya pelaksanaan program sekolah sangat
ditentukan oleh manusia-manusia yang menjalankanya.
Untuk itu dalam makalah ini akan
dibahas secara mendalam mengenai sistem pengorganisasian personel sekolah. Karena bagaimanapun lengkap
dan modernya fasilitas di sekolah, akan tetapi apabila manusia-manusia yang
bertugas menjalankan program sekolah itu kurang berpartisipasi, maka akan
sulitlah untuk mencapai tujuan pendidikan yang ditentukan.
1.2 Rumusan Masalah
1.
Bagaimana pembagian tugas administrasi personel
sekolah ?
2.
Bagaimana manajemen administrasi personel sekolah
menengah ?
3.
Apa fungsi administrasi personel sekolah ?
1.3 Tujuan
Adapun tujuan pembuatan makalah ini yaitu, sebagai berikut:
1.
Menguraikan pembagian tugas administrasi personel
sekolah.
2.
Menguraikan manajemen administrasi personel sekolah
menengah.
3.
Memaparkan fungsi administrasi personel sekolah.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Sistem
Sistem dapat
didefinisikan sebagai seperangkat objek dengan hubungan-hubungan antara objek
dan hubungan antar atributnya. Dengan kata lain, sistem adalah suatu kesatuan
utuh yang terjalin dari :
1. Sejumlah
bagian,
2. Hubungan
bagian-bagian, dan
3.
Atribut dari bagian-bagian itu maupun
dari hubungan itu.
Sistem merupakan
istilah dari bahasa Yunani, yaitu dari kata “system” yang artinya adalah
himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai
tujuan bersama. Sedang menurut beberapa ahli pengertian sistem adalah sebagai
berikut :
Menurut Ludwig Von
Bartalanfy “Sistem merupakan seperangkat
unsur yang saling terikat dalam suatuantar relasi diantara unsur-unsur tersebut
dengan lingkungan.” Menurut Anatol Raporot : “Sistem adalah suatu kumpulan
kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.”
2.2 Pengertian Organisasi Sekolah
Organisasi secara umum
dapat diartikan memberi struktur atau susunan yakni dalam penyusunan penempatan
orang-orang dalam suatu kelompok kerja sama, dengan maksud menempatkan hubungan
antara orang-orang dalam kewajiban-kewajiban, hak-hak dan tanggung jawab
masing-masing. Dalam suatu susunan atau struktur organisasi dapat dilihat
bidang, tugas dan fungsi masing-masing kesatuan serta hubungan vertikal
horizontal antara kesatuan-kestuan tersebut.
Untuk
menjamin lancarnya roda organisasi diperlukan rambu-rambu yang dapat menuntun
pekerja dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga tugas-tugas yang diberikan
dapat terlaksana dengan baik. Sebagai contoh adanya rambu-rambu lalu lintas di
jalan yang memberikan kepada kita tentang petunjuk jalan arah mana yang kita
tuju, dimana kita dapat memarkirkan kendaraan, bilamana kita boleh melewati
jalan pada waktu tertentu, dan sebagainya bertujuan hanya satu memberikan
keamanan dan kenyamanan berlalu lintas.
Demikian halnya dengan
sekolah, sebagai lembaga pendidikan sudah tentu dituntut profesionalisme yang
tinggi atas seluruh kinerja perangkat sekolah yang ada. Rambu-rambu yang
diberikan sebagai petunjuk pelaksanaan tugas ini dikenal dengan istilah
TUPOKSI, Tugas Pokok dan Fungsi. Adanya tupoksi ini memudahkan seluruh
perangkat sekolah untuk memainkan perannya masing-masing sesuai tanggung
jawabnya masing-masing sehingga tidak terjadi overtaking atas bidang pekerjaan
yang bukan masuk dalam wilayah pekerjaannya. Dengan cara demikian fungsi
controlling juga akan lebih mudah karena menjadikan tupoksi tersebut sebagai
barometer penilaian kinerja yang bersangkutan
2.3 Pembagian Tugas Administrasi Personel
Sekolah
Personel pendidikan
adalah golongan petugas yang membidangi kegiatan edukatif dan yang membidangi
kegiatan nonedukatif (ketatausahaan). Dalam hal ini, personel pendidikan
meliputi guru, pegawai, dan siswa. Personel bidang edukatif ialah mereka yang
bertanggung jawab dalam kegiatan belajar-mengajar, yaitu guru dan konselor
(BK). Sedangkan yang termasuk di dalam kelompok personel bidang nonedukatif
adalah petugas tata usaha dan penjaga atau pesuruh sekolah. Semua personel atau
pegawai tersebut mempunyai peranan penting dalam kelancaran jalanya pendidikan
dan pengajaran disekolah.
Dalam tiap kelompok
personel diperlukan pembagian tugas dan tanggung jawab serta hubungan kerja
yang jelas. Seorang pemimpin sekolah/kepala sekolah dapat dibantu oleh seorang
atau beberapa orang wakil kepala yang mengkoordinasikan urusan
kurikulum/kegiatan belajar mengajar, urusan kesiswaan, urusan sarana-prasarana
pendidikan, urusan hubungan sekolah-masarakat, dan sebagainya. Kelompok
personel nonedukatif dipimpin kepala tata usaha, yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab serta hubungan kerja tersendiri pula. Tugas ini disesuaikan
dengan luas lingkup pekerjaan dan keadaan personelnya.
Pembahasan administrasi
personel ini dibatasi dan difokuskan kepada pembahasan guru sekolah menengah
sebagai pegawai negeri. Yang dimaksud dengan pegawai negeri adalah mereka yang
telah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam perundang-undangan yang
berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang, dan diserahi tugas dalam suatu
jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan
suatu perundang-undangan yang berlaku.
Berikut
ini adalah beberapa tugas pokok yang harus dlaksanakan oleh massing-masing
personil atau perangkat sekolah, antara lain :
1. Tugas
pokok dan fungsi Kepala Sekolah
a. Kepala
Sekolah Selaku pimpinan, mempunyai tugas :
1. Menyusun
perencanaan
2. Mengorganisir
kegiatan
3. Mengarahkan
kegiatan
4. Mengkoordinir
kegiatan
5. Melaksanakan
pengawasan
6. Melakukan
evaluasi setiap kegiatan
7. Menentukan
kebijaksanaan
8. Mengadakan
rapat
9. Mengambil
keputusan
10. Mengatur
proses belajar mengajar
11. Mengatur
administrasi kantor, siswa, perlengkapan dan keuangan
12. Mengatur
organisasi siswa intra sekolah ( OSIS )
13.
Mengatur hubungan sekolah dengan
masyarakat
b. Kepala
Sekolah selaku administrator, mempunyai tugas :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
6. Kurikulum
7. Kesiswaan
8. Perkantoran
9. Kepegawaian
10. Perlengkapan
11. Keuangan
12.
Perpustakaan
c. Kepala
Sekolah sebagai Suvervisor, mempunyai tugas supervisi terhadap :
1. Kegiatan
belajar mengajar
2. Kegiatan
bimbingan dan penyuluhan
3. Kegiatan
ko-kurikuler dan ekstra kurikuler
4. Kegiatan
ketatausahaan
5.
Kegiatan kerjasama dengan masyarakat dan
dunia usaha
2. Wakil Kepala Sekolah
Wakil Kepala Sekolah
membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sbb:
1. Penyusunan
rencana, pembuatan program kegiatan dan program pelaksanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Ketenagakerjaan
5. Pengkoordinasian
6. Pengawasan
7. Penilaian
8. Identifikasi
dan pengumpulan data
9. Pengembangan
keunggulan
10.
Penyusunan laporan
3. Urusan Kurikulum
1.
Menyusun dan menjabarkan Kalender
Pendidikan
2. Menyusun
Pembagian Tugas Guru dan Jadwal Pelajaran
3. Mengatur
Penyusunan PRogram Pengajaran (Program Semester, Program Satuan Pelajaran, dan
Persiapan Mengajar, Penjabaran dan Penyesuaian Kurikulum)
4. Mengatur
pelaksanaan program penilaian Kriteria Kenaikan Kelas, Kriteria Kelulusan dan
Laporan Kemajuan Belajar Siswa serta pembagian Raport dan STTB
5. Mengatur
pelaksanaan program perbaikan dan pengayaan
6. Mengatur
pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar
7. Mengatur
Pengembangan MGMP dan Koordinator mata pelajaran
8. Mengatur
Mutasi Siswa
9. Melaksanakan
supervisi administrasi dan akademis
10.
Menyusun Laporan
4. Urusan Kesiswaan
1.
Mengatur pelaksanaan Bimbingan Konseling
2. Mengatur
dan mengkoordinasikan pelaksanaan 7K (Keamanan, Kebersihan, Ketertiban,
Keindahan, Kekeluargaan, Kesehatan dan Kerindangan)
3. Mengatur
dan membina program kegiatan OSIS meliputi: Kepramukaan, Palang Merah Remaja
(PMR), Kelompok Ilmiah Remaja (KIR), Usaha Kesehatan Sekolah (UKS), Patroli
Keamanan Sekolah (PKS) Paskibra
4. Mengatur
pelaksanaan Kurikuler dan Ekstra Kurikuler
5. Menyusun
dan mengatur pelaksanaan pemilihan siswa teladan sekolah
6. Menyelenggarakan
Cerdas Cermat, Olah Raga Prestasi
7. Menyeleksi
calon untuk diusulkan mendapat beasiswa.
5. Urusan Sarana dan Prasarana
1.
Merencanakan kebutuhan sarana prasarana
untuk menunjang proses belajar mengajar
2. Merencanakan
program pengadaannya
3. Mengatur
pemanfaatan Sarana Prasarana
4. Mengelola
perawatan, perbaikan dan pengisian
5. Mengatur
pembakuannya
6.
Menyusun laporan
6. Urusan Hubungan Dengan Masyarakat
1. Mengatur
dan mengembangkan hubungan dengan komite dan peran komite
2. Menyelenggarakan
bakti social, karyawisata
3. Menyelenggarakan
pameran hasil pendidikan di sekolah (gebyar seni)
4.
Menyusun laporan
7. Guru Mata Pelajaran
1.
Membuat Perangkat Pembelajaran
2. Melaksanakan
kegiatan pembelajaran
3. Melaksanakan
kegiatan Penilaian Proses Belajar, Ulangan Harian, Ulangan Umum, Ujian Akhir
4. Melaksanakan
analisis hasil ulangan harian
5. Menyusun
dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan
6. Mengisi
daftar nilai siswa
7. Melaksanakan
kegiatan membimbing (pengimbasan pengetahuan) kepada guru lain dalam proses
kegiatan belajar mengajar
8. Membuat
alat pelajaran / alat peraga
9. Menumbuh
kembangkan sikap menghargai karya seni
10. Mengikuti
kegiatan pengembangan dan pemasyarakatan kurikulum
11. Melaksanakan
tugas tertentu di sekolah
12. Mengadakan
pengembangan program pengajaran yang menjadi tanggung jawabnya
13. Membuat
catatan tentang kemajuan hasil belajar
14. Mengisi
dan meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran
15. Mengatur
keberhasilan ruang kelas dan pratikum
16.
Mengumpulkan dan menghitung angka kredit
untuk kenaikan perangkatnya.
8. Wali Kelas
1.
Pengelolaan kelas
2. Penyelenggaraan
administrasi kelas meliputi : Denah tempat duduk siswa, Papan absensi siswa,
Daftar pelajaran kelas, Daftar piket kelas,Buku absensi siswa, Buku kegiatan
pembelajaran/buku kelas, Tata tertib siswa, pembuatan statistik bulanan siswa
3. Pengisian
daftar kumpulan nilai (legger)
4. Pembuatan
catatan khusus tentang siswa
5. Pencatatan
mutasi siswa
6. Pengisian
buku laporan penilaian hasil belajar
7.
Pembagian buku laporan hasil belajar
9. Guru Bimbingan Konseling
1.
Penyusunan program dan pelaksanaan
bimbingan dan konseling
2. Koordinasi
dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah-masalah yang dihadapi oleh
siswa tentang kesulitan belajar
3. Memberikan
layanan dan bimbingan kepada siswa agar lebih berprestasi dalam Kegiatan
belajar
4. Memberikan
saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh gambaran tentang lanjutan
pendidikan dan lapangan pekerjaan yang sesuai
5. Mengadakan
penilaian pelaksanaan Bimbingan dan Penyuluhan
6. Menyusun
Satatistik hasil penilaian B.K
7. Melaksanakan
kegiatan analisis hasil evaluasi belajar
8. Menyusun
dan melaksanakan program tindak lanjut Bimbingan dan Konseling
9.
Menyusun laporan pelaksanaan Bimbingan
dan Konseling.
10. Pustakawan Sekolah
1.
Perencanaan pengadaan buku/bahan
pustaka/media elektronik
2. Pengurusan
pelayanan perpustakaan
3. Perencanaan
pengembangan perpustakaan
4. Pemeliharaan
dan perbaikan buku-buku/bahan pustaka/media elektronika
5. Inventarisasi
dan pengadministrasian buku-buku/bahan pustaka/media elektronika
6. Melakukan
layanan bagi siswa, guru dan tenaga kependidikan lainnya, serta masyarakat
7. Penyimpanan
buku perpustakaan/media elektronika
8. Menyusun
Tata tertib perpustakaan
9.
Menyusun Laporan pelaksanaan kegiatan
perpustakaan secara berkala.
11. Pengelolaan Laboratorium
1.
Perencanaan pengadaan alat dan bahan
laboratorium
2. Menyusun
jadwal dan tata tertib penggunaan laboratorium
3. Mengatur
penyimpanan dan daftar alat-alat laboratorium
4. Memelihara
dan perbaikan alat-alat laboratorium
5. Inventarisasi
dan pengadministrasian peminjam alat-alat laboratorium
6.
Menyusun laporan pelaksanaan kagiatan
laboratorium.
12. Kepala Tata Usaha
1.
Penyusunan program kerja tata usaha
sekolah
2. Pengelolaan
keuangan sekolah
3. Pengurus
administrasi ketenagaan dan siswa
4. Pembinaan
dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah
5. Penyusunan
administrasi perlengkapan
6. Penyusunan
dan penyajian data/statistik sekolah
7. Mengkoordinasikan
dan melaksanakan 7K
8.
Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan
pengurusan ketata usahaan secara berkala.
13. Tugas Pokok dan Fungsi Pesuruh
Sekolah
1. Melaksanakan
tugas kebersihan
2. Menyediakan
makan/minum untuk Kepala Sekolah dan Tamu Sekolah
3. Meminta
dan menerima tugas dari kepala sekolah
4. Membantu
menyediakan kebutuhan barang-barang yang diperlukan Kepala Sekolah
5. Melakukan
tugas belanja makan/minum, foto copy, mengantar surat dan tugas sejenis lainnya
6. Mengecek
ketersedian air minum, teh, gula dan kopi setiap hari.
7.
Memelihara dan menjaga barang-barang
milik sekolah.
14. Tugas Pokok dan Fungsi Penjaga
Sekolah
1.
Melaksanakan tugas pengamanan sekolah
2. Menonitor
lingkungan sekolah sebanyak 3 (tiga) kali :
o
Setelah bel masuk dibunyikan, petugas
berkeliling sekolah untuk memastikan bahwa seluruh siswa sudah masuk kelas
o
Setelah bel istirahat berakhir, petugas
berkeliling sekolah untuk memastikan bahwa seluruh siswa sudah masuk kelas
o
Setelah bel pulang, petugas berkeliling
sekolah untuk terakhir kali
3. Untuk
memastikan bahwa kondisi lingkunan sekolah aman
4. Mengawasi
dan menjaga keamanan lahan parkir sekolah
5. Memelihara
dan menjaga barang-barang milik sekolah
6. Bekerjama
dengan dinas terkait apabila ada masalah keamanan yang tidak dapat dilakukan
secara internal atau sudah terjadi perbuatan melanggar hukum.
2.4 Fungsi Administrasi Personel
Pendidikan
Fungsi administrasi
yang dapat diimplementasikan dalam kegiatan pendidikan yaitu perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, pengkoordinasian, pengarahan, dan pengawasan
dalam konteks kegiatan lembaga pendidikan.
a.
Fungsi perencanaan
Perencanaan dapat
diartikan sebagai proses penyusunan berbagai keputusan yang akan dilaksanakan
pada masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang ditentukan (Gafar dalam
Sagala, 2008:47). Perencanaan meliputi kegiatan menetapkan apa yang ingin
dicapai, bagaimana mencapai, berapa lama, berapa orang yang diperlukan, dan
berapa banyak biayanya.
b.
Fungsi pengorganisasian
Pengorganisasian
diartikan sebagai kegiatan membagi tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam
kerjasama pendidikan. Kegiatan pengorganisasian adalah untuk menentukan siapa
yang akan melaksanakan tugas sesuai prinsip pengorganisasian, salah satunya
adalah terbaginya semua tugas dalam berbagai unsur organisasi secara
proporsional.
c.
Fungsi penggerakan
Menggerakkan menurut
Terry dalam Sagala (2008: 52) berarti merangsang anggota-anggota kelompok
melaksanakan tugas-tugas dengan antusias dan
kemauan yang baik. Tugas menggerakan dilakukan oleh pemimpin. Oleh
karena itu, kepemimpinan kepala sekolah mempunyai peran yang sangat penting menggerakkan
personel dalam melaksanakan program kerja sekolah.
d.
Fungsi pengkoordinasian
Pengkoordinasian
mengandung makna menjaga agar tugas-tugas yang telah dibagi tidak dikerjakan
menurut kehendak yang mengerjakan saja, tetapi menurut aturan sehingga sesuai
dengan pencapaian tujuan.
e.
Fungsi pengarahan
Nawawi dalam Sagala
(2008: 58) mengemukakan bahwa pengarahan adalah memelihara, menjaga dan
memajukan organisasi melalui setiap personal, baik secara struktural maupun
fungsional, agar setiap kegiatannya tidak terlepas dari usaha mencapai tujuan.
Pengarahan dilakukan agar kegiatan yang dilakukan bersama tetap melalui jalur
yang ditetapkan dan tidak terjadi penyimpangan yang dapat menimbulkan
terjadinya pemborosan.
f.
Fungsi pengawasan
Pengawasan dapat
diartikan sebagai salah satu kegiatan untuk mengetahui realisasi perilaku
personal dalam organisasi pendidikan dan apakah tingkat pencapaian tujuan
pendidikan sesuai dengan yang dikehendaki, kemudian dari hasil pengawasan
tersebut apakah dilakukan perbaikan. Pengawasan meliputi pemeriksaan apakah
semua berjalan sesuai rencana yang dibuat, instruksi yang dikeluarkan, dan
prinsip-prinsip yang ditetapkan.
BAB
III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
1. Sistem
adalah suatu kesatuan utuh yang terjalin dari :
a. Sejumlah
bagian,
b. Hubungan
bagian-bagian, dan
c. Atribut
dari bagian-bagian itu maupun dari hubungan itu.
2. Administrasi
personel sekolah adalah segenap proses penataan personel di sekolah. Dalam hal
ini, manusia merupakan unsur penting karena kelancaran jalannya pelaksanaan
program sekolah sangat ditentukan oleh manusia-manusia yang menjalankanya.
3. personel
pendidikan meliputi guru, pegawai, dan siswa. Personel bidang edukatif ialah
mereka yang bertanggung jawab dalam kegiatan belajar-mengajar, yaitu guru dan
konselor (BK). Sedangkan yang termasuk di dalam kelompok personel bidang
nonedukatif adalah petugas tata usaha dan penjaga atau pesuruh sekolah. Semua
personel atau pegawai tersebut mempunyai peranan penting dalam kelancaran
jalanya pendidikan dan pengajaran disekolah.
4. Seorang
pemimpin sekolah/kepala sekolah dapat dibantu oleh seorang atau beberapa orang
wakil kepala yang mengkoordinasikan urusan kurikulum/kegiatan belajar mengajar,
urusan kesiswaan, urusan sarana-prasarana pendidikan, urusan hubungan
sekolah-masarakat, dan sebagainya. Kelompok personel nonedukatif dipimpin
kepala tata usaha, yang mempunyai tugas dan tanggung jawab serta hubungan kerja
tersendiri pula. Tugas ini disesuaikan dengan luas lingkup pekerjaan dan
keadaan personelnya.
3.2
Saran
Dalam
mengatur sistem pengorganisasian personel sekolah dilakukan dengan tepat dan
sesuai dengan fungsi masing-masing juga dengan saling bekerja sama antar
personel.
DAFTAR
PUSTAKA
Bahan
Ajar Mata Kuliah “Profesi Kependidikan”
yang di Susun Oleh : La Ode Amaluddin, S.Pd., M.Pd
http.yippee
Blog.com diakses pada tanggal 12 Desember 2013
Mulyasa.
2002. Manajemen Berbasis Sekolah. Bandung: Rosda.
0 komentar:
Posting Komentar